Atendimento ao novo modelo de auditoria, aperfeiçoamento do modelo de gestão e promoção de ajustes no modelo remuneratório. Estes são os três eixos da nova estrutura organizacional do Tribunal de Contas do Estado (TCE-MA). Publicada no Diário Oficial no último dia 24, a Lei 9936/2013 é um passo definitivo no processo de modernização da instituição, visando dar respostas mais efetivas às demandas da sociedade no que diz respeito ao controle dos recursos públicos.
A nova estrutura ajusta as unidades do Tribunal para a adoção do modelo de controle concomitante, prioridade absoluta do controle externo brasileiro a partir do Tribunal de Contas da União (TCU). No que diz respeito à gestão, a novidade é o fortalecimento das áreas de planejamento, tecnologia da informação e comunicação e a ampliação da função de controle interno.
Já o modelo remuneratório será impactado pela extinção da ASE como parcela remuneratória, embora haja possibilidade de sua concessão para efetivos, quando estes formarem grupos de trabalho específico com atividades fora de sua rotina habitual de trabalho. Além disso, o projeto reorganiza a tabela de remuneração dos cargos comissionados e cria gratificação para os servidores cedidos ao Tribunal.
A nova estrutura vem se somar aos marcos registrados na história recente do Tribunal em sua busca da excelência. Lei Orgânica, concurso público para conselheiro substituto, procurador de Contas e para o corpo técnico da Secretaria do Tribunal, além do Regimento Interno, Plano de Carreira, Cargos e Vencimentos e a nova sede são alguns desses marcos.
De acordo o presidente do TCE, conselheiro Edmar Serra Cutrim, todos esses avanços, aliados à ampliação do contingente de pessoal em virtude do segundo concurso público e os novos encargos decorrentes da Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) e da Lei de Acesso à Informação (LAI), reforçaram a necessidade de reformular a estrutura organizacional existente. “O modelo antigo vinha se mostrando incompatível com as normas regimentais e com a grandeza e a velocidade com que as mudanças vêm ocorrendo”, avalia o conselheiro.
Na visão do presidente, o ganho fundamental é dotar o Tribunal de uma estrutura organizacional que responda às demandas relativas às capacidades de pensar estrategicamente, gerir com eficácia, efetivar o autocontrole, concretizar uma educação corporativa, aplicar tecnologias e de operacionalizar novos modelos de atuação consistentes e eficazes, em sintonia com a missão constitucional do órgão.
Os próximos passos do processo de implantação da nova estrutura prevêem ações como o mapeamento dos fluxos processuais; o detalhamento das atribuições e competências das áreas e dos cargos; a redefinição do layout para adequação ao novo modelo organizacional e a adequação dos mapas gerenciais do Plano Estratégico à nova estrutura, além da capacitação dos novos gestores.
PRINCIPAIS ALTERAÇÕES – Um dos aspectos essenciais da nova estrutura é a criação das Secretarias de Administração (SACAD)e daSecretaria de Controle Externo (SECEX). A partir de agora, os serviços da Secretaria do Tribunal passam a ser exercidos por meio de duas unidades, uma atuando na direção da área meio e outra exclusivamente na área finalística.
A Superintendência de Tecnologia da Informação ganha mais destaque na nova estrutura. Devido ao seu aspecto híbrido, atuando ora no atendimento da área meio e ora da área fim, foi-lhe atribuída uma posição intermediária, que vai lhe permitir atender ambas as secretarias, igualmente. Assim, a SUTEC passa a estar subordinada diretamente à Presidência e em estreita colaboração com as secretarias, tendendo às características de uma estrutura matricial. Isso vai exigir maior integração e compartilhamento de decisões entre as três unidades.
A Superintendência de Tecnologia da Informação passa a ter 12 cargos comissionados, sendo o cargo de Superintendente privativo de Auditor do Tribunal. Devido à alta demanda de atividades e ao número restrito de servidores efetivos especialistas da área, os demais 11 cargos estão abertos para ocupação por servidores do Tribunal ou por especialistas recrutados no mercado.
Na Secretaria de Controle Externo todos os cargos de gestão e supervisão, inclusive o de secretário passam a ser de ocupação exclusiva de Auditores Estaduais de Controle Externo, exceção feita aos cargos de assistente e auxiliar de apoio à Secretaria. Ou seja, no mínimo 80% serão ocupados por servidores de carreira.
Por sua vez, na Secretaria de Administração o cargo de secretário passa a ser privativo de auditor e todos os cargos de Gestor de Unidade e de Coordenador são agora privativos de servidores da carreira, assim como todos os cargos de supervisor da Unidade de Gestão de Pessoas. Assim, o Tribunal passa a ter pelo menos 27% dos cargos da Secretaria de Administração ocupados por servidores de carreira. “Cabe ressaltar que hoje, desses 73% de cargos restantes, 42% estão ocupados por servidores de carreira, estando apenas 31% ocupados por servidores exclusivamente comissionados ou requisitados de outros órgãos”, lembra o Secretário de Administração do TCE, Ambrósio Guimarães Neto.
Reorganização da estrutura da Unidade de Infraestrutura - UNINF
A Unidade passa a segregar em unidades distintas as funções de arquitetura e engenharia, e deixa de tratar das funções de compra, administração de material, patrimônio e almoxarifado, funções absorvidas pela COLIC e COPAT. Assim, são funções da UNINF: supervisão de Serviços de Engenharia, supervisão de Serviços de Arquitetura, supervisão de Serviços de Transporte, supervisão de Serviços de Apoio – serviços de manutenção (Engenharia), conservação e limpeza das instalações do TCE, além dos serviços de telefonia, portaria, segurança.
Criação da Coordenadoria de Licitações e Contratos – COLIC
A unidade já vinha funcionando como Comissão na estrutura anterior e ganha o status de coordenação. Estão presentes as funções de coordenação das licitações e da gestão dos contratos, bem como passa a integrá-la uma assistência jurídica específica.
Criação da Coordenadoria de Gestão Patrimonial – COPAT
Passa a coordenar as funções de compras, gestão de almoxarifado e de patrimônio do Tribunal, com as seguintes atribuições: classificação (especificação dos materiais); compra - envolve fornecedores, contratos (licitações), tomada de preços, pedido de compra (prazos, condições de pagamento, etc.), transporte e controle no recebimento da mercadoria; Armazenagem e conservação - todos os processos de recebimento das mercadorias, controle de qualidade e fechamento contra o pedido de compra, catalogação dos itens conforme codificação do estoque, armazenagem no local físico (localização) designado para os itens e contabilização dos itens; manipulação e controle de estoques - envolvem todos os processos de requisição e devolução de itens, seja para fabricação, consumo ou revenda.
Estrutura da Unidade de Gestão de Pessoas – UNGEP
A Unidade permanece praticamente com as mesmas funções, no entanto assumindo um papel muito mais importante e estratégico a partir da implantação das políticas de gestão de pessoas aprovadas. Uma decorrência disso, é que o setor médico-odontológico passa a ter um caráter mais abrangente, expresso na Supervisão de Qualidade de Vida. Também a unidade passa a contar com uma assistência jurídica específica, concentrada na legislação de pessoal.
Estrutura da Unidade de Finanças – UNFIN
A Unidade também mantém as mesmas funções anteriores, no entanto passa a contar com uma supervisão para acompanhar e controlar exclusivamente as receitas próprias do Tribunal.
Estrutura da Coordenadoria de Sessões – COSES
Única unidade a preservara a antiga nomenclatura, a COSES teve acrescida, ao seu rol de cargos comissionados, a Supervisão do Diário Oficial Eletrônico. Esta supervisão irá concentrar as atividades de publicação oficial de atos dentro da Coordenação.
Estrutura da Coordenadoria de Tramitação Processual – CTPRO
A CTPRO teve seu quadro de cargos comissionados ampliado com a criação de uma supervisão de expedição e diligências e de mais um supervisor de protocolo para atender aos turnos diferenciados de trabalho da unidade.
Secretaria de Controle Externo (SECEX) e Secretaria Adjunta de Controle Externo (SACEX)
Uma das grandes mudanças introduzidas pela nova lei de estrutura do Tribunal é a criação de uma Secretaria exclusiva para gerir a atividade finalística de controle externo. Esta secretaria pode assim se ocupar exclusivamente das ações de controle e fiscalização, planejando, executando, monitorando e controlando a atuação do corpo de técnicos e auditores do Tribunal, no âmbito de suas competências, e de acordo com as diretrizes emanadas da Presidência.
Junto a essa secretaria funciona uma secretaria adjunta que auxilia na coordenação das supervisões de controle externo, podendo absorver atividades como planejamento de auditorias, inteligência em auditoria, cadastro de jurisdicionados e serviço de emissão de certidões.
Supervisão de Controle Externo
A segmentação das funções do controle externo, distribuídas entre as 20 equipes de trabalho, cada uma sob a tutela de um supervisor, será objeto de norma específica. É importante ressaltar que há um novo modelo de gestão sendo introduzido pela nova lei, com quebra de paradigmas em relação ao modelo anterior. As funções que exerciam as antigas Unidades Técnicas serão reorganizadas e novas competências serão agregadas, inclusive vislumbrando a adoção do processo eletrônico.
Consultoria Técnica em Controle Externo - COTEX
Assim como as supervisões de controle externo, as supervisões da Consultoria Técnica em Controle Externo terão suas competências definidas em norma. Adiante-se que elas deverão atuar semelhante à antiga CONOT, exercendo as funções de resposta a consultas, elaboração de normas e orientação técnica interna, e externa aos jurisdicionados. Uma das supervisões deverá ser responsável por organizar as súmulas e jurisprudências do TCE.
Presidência
No âmbito da Presidência, vale destacar as seguintes mudanças: formalização da função de cerimonial da Presidência e da unidade de Assessoria de Articulação e Relacionamento Institucional da Presidência – ASRIP que, junto com a ASCOM, o GASIP e o GACOG, integram o Gabinete da Presidência – GAPRE.
Criação do Gabinete de Controle Gerencial – GACOG
Visando fortalecer no Tribunal a gestão de atividades como planejamento, acompanhamento de projetos e de indicadores de desempenho organizacional, monitoramento do plano estratégico e dos planos gerenciais, foi criado o Gabinete de Controle Gerencial, vinculado diretamente à Presidência. Atuando como órgão tanto instrumental como de assessoramento, o Gabinete também será responsável pela função de Controle Interno, além de ser uma unidade fomentadora da inovação e da melhoria da gestão institucional.
Assessoria de Comunicação Institucional – ASCOM
A criação da Assessoria vem formalizar esta unidade que há muito já vinha exercendo as funções de comunicação institucional no Tribunal. Agora, à área competirá a coordenação das ações de comunicação do Tribunal, envolvendo as funções de marketing institucional, publicidade e editoração.
Estruturação funcional da ESCEX
A antiga Escola de Contas passa a se chamar Escola Superior de Controle Externo, ficando subordinada a um diretor, função que, de acordo com as normas do Tribunal, é reservada a um conselheiro substituto. Foi criada uma estrutura de cargos comissionados para a ESCEX que, além do gestor, previu um secretário administrativo-pedagógico e quatro supervisores. Norma posterior determinará as competências da Escola e a forma de relacionamento com a Unidade de Gestão de Pessoas.