Foi publicada no Diário Oficial Eletrônico do TCE, edição do dia 06/04, a Resolução TCE/MA Nº 361, que institui a Tabela de Temporalidade Documental no âmbito da Corte de Contas maranhense.
A implementação dessa ferramenta leva em consideração a obrigatoriedade dos órgãos públicos de promoverem a gestão dos documentos de arquivo, de maneira a assegurar o acesso às informações neles contidas, conforme determinam o parágrafo 2º do artigo 216 da Constituição Federal e o artigo 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Outro aspecto que orientou a adoção da medida é a necessidade do estabelecimento de padrões e normas para eliminar os documentos que não possuem mais valor legal, fiscal e administrativo, preservando os documentos com valor histórico e social que resgatam a memória institucional.
No contexto em que atuam as organizações públicas contemporâneas, a gestão documental é um dos segmentos com relevância cada vez maior, cujo principal objetivo é sistematizar o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção de documentos, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando descarte ou recolhimento para a guarda permanente, bem como a racionalização e eficiência dos arquivos.
Em relação às atividades do Controle Externo, a otimização da gestão documental se reflete de forma positiva na maneira pela qual o cidadão tem o acesso aos instrumentos de garantia de seus direitos, estimulando o exercício do controle social, fator que está na ordem do dia das atividades dos tribunais de contas brasileiros.
A Tabela de Temporalidade Documental que passa a ser utilizada pelo TCE é um instrumento resultante da avaliação documental realizada pelo órgão e define o prazo de guarda, além de autorizar a eliminação e/ou determinar a guarda permanente de documentos.
O conjunto de procedimentos por ela normatizados se baseia em conceitos e definições estabelecidos para os termos a seguir: arquivo, arquivamento, documentos correntes, documentos de arquivo intermediário, documentos de arquivo permanentes, avaliação, organização e transferência.
Para melhor desenvolvimento das atividades regulamentadas pela Tabela de Temporalidade Documental do TCE, foram conceituados também os termos: recolhimento, higienização, acondicionamento, descarte, classificação, destinação, dossiê, processo, valor administrativo, valor histórico, valor informativo e valor probatório.
Com a finalidade de orientar e supervisionar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada pelo TCE, a Resolução 361 criou a Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD).
A Comissão será responsável por emitir parecer conclusivo sobre propostas de instituição, alteração e adaptação da Tabela de Temporalidade Documental do TCE/MA; submeter, por intermédio da Secretaria-Geral (SEGER), as propostas de instituição, alteração e adaptação da Tabela de Temporalidade Documental à Presidência do TCE; orientar e supervisionar a aplicação da Tabela de Temporalidade Documental pelas unidades da instituição; deliberar sobre o descarte de documentos e elaborar cronograma para o descarte de documentos, atualizando-o sempre que necessário.
Para o secretário-geral do TCE, Bruno Almeida, a implantação da Tabela de Temporalidade Documental contribuirá para melhor organização do grande volume de documentos resultante das ações da instituição, refletindo-se de modo positivo nos fluxos de trabalho e favorecendo ainda mais o acesso às informações pelos cidadãos. “Com essa medida, aprimoramos aspectos fundamentais de nossas atividades que contribuem de maneira decisiva para uma atuação cada vez mais efetiva, ampliando as ações de gestão da informação e de documentos. Outro reflexo positivo diz respeito à possibilidade de acesso pelos cidadãos a informações sobre a gestão pública com elevado nível de organização”, afirmou.
Confira a íntegra da Resolução 361 clicando no link a seguir: https://apps.tce.ma.gov.br/diario/publicacao/pdf/8523