Já está funcionando em caráter experimental a ferramenta Comunica, que se destina a facilitar a transferência de informações entre o Tribunal e os órgãos fiscalizados. Desenvolvida pela área de TI do órgão atendendo a demanda da Secretaria de Fiscalização, a ferramenta parte da necessidade de aperfeiçoar a comunicação entre o Tribunal e seus fiscalizados, além de operadores do sistema de tecnologia da informação.
Entre as funcionalidades do sistema, pode-se destacar o envio de e-mail com link para acesso aos conteúdos disponibilizados pelo Tribunal com confirmação de leitura, acesso que pode obedecer a parâmetros estabelecendo uma data de encerramento. De um modo geral, a expectativa é de gerar uma melhoria expressiva na interlocução do órgão com seus fiscalizados.
O secretário de Fiscalização do TCE, Fábio Alex de Melo lembra que essa comunicação entre fiscalizado e TCE diz respeito a atos não processuais, tais como resultados de fiscalizações e portarias envolvendo prazos para o cumprimento de obrigações perante o controle. “A ideia é garantir informações precisas dentro do menor tempo possível”, diz.
Funcionando como um canal de comunicação direta com o fiscalizado, a ferramenta possibilitará a diminuição do tempo e de custos com expedição de ofícios e outras formas de comunicação em papel. Com isso, será reduzido também o tempo de resposta dos fiscalizados às demandas do órgão, lembra o secretário.
De uso simplificado, a ferramenta não exigirá qualquer treinamento dos fiscalizados para sua utilização. Ao clicar no link disponível no corpo de uma mensagem de e-mail a ele endereçada, ele tem acesso ao teor da comunicação oficial do TCE. “Em resumo, as principais contribuições da ferramenta são: agilidade, confiabilidade, redução de custos e de impacto ambiental, já que não será utilizado papel”.
Após vinte dias de uso experimental, destinado a avaliação e eventuais ajustes, a ferramenta passa a ser uso definitivo.